Форматы данных Создание таблицы Импорт данных Использование буфера обмена Запросы и фильтры Мастер запросов Конструктор запросов Виды соединений Рекурсивное соединение Арифметические операторы Логические операторы Константы
Использование буфера обмена Windows для импорта
и экспорта данных
При импорте или экспорте данных, созданных с помощью приложения Windows, можно
воспользоваться буфером обмена Windows. Это средство позволяет применять стандартные
команды Windows и быстро перемещать данные из одного приложения Windows в другое.
Это особенно удобно при добавлении или замене существующих данных в таблице Access
2002.
Однако этот метод имеет одно существенное ограничение — структура таблицы, в которую
импортируются данные, должна соответствовать данным, передаваемым через буфер
обмена. Например, для правильной вставки данных из строк рабочего листа Excel
в таблицу Access необходимо, чтобы типы данных полей таблицы Access соответствовали
типам данных каждого столбца, скопированного в буфер обмена диапазона ячеек.
Чтобы добавить новые записи в таблицу Access 2002 при помощи буфера обмена Windows:
[an error occurred while processing this directive]
Рис. 3.44. В таблицу Access 2000 будет добавлен выделенный диапазон ячеек
При добавлении в
таблицу Access 2002 данных с помощью буфера обмена Windows могут возникнуть ошибки
по одной из двух причин:
Рис. 3.45. Подтвердите вставку записей из буфера обмена
Рис. 3.46. Выделенные записи добавлены из буфера обмена
В любом случае Access 2000 создаст таблицу "Ошибки вставки" (Paste Errors)
и запишет в нее все записи, вызвавшие ошибки. Использование таблицы "Ошибки
вставки" аналогично использованию таблицы ошибок импорта данных, описанной
ранее в этой главе.
Ошибки, вызванные наличием повторяющихся значений в первичном ключе таблицы Access
2002, приводят к появлению на экране диалоговых окон с сообщениями об ошибках.
Читая сообщения в этих окнах, вы можете получить более подробную информацию о
каждой ошибке, если нажмете кнопку Справка (Help), можете запретить вывод
дальнейших сообщений об ошибках, а можете просто прервать процесс добавления записей.
В любом случае все ошибки будут зафиксированы в таблице "Ошибки вставки"
(на рис. 3.47 приведена таблица, которая была получена при повторной вставке в
базу данных шести уже имеющихся в ней записей).
После завершения
добавления записей в таблицу появится сообщение о том; что записи, которые не
удалось добавить из буфера обмена, помещены в таблицу "Ошибки вставки".
Рис. 3.47. Таблица "Ошибки вставки"
Совет
Если в процессе вставки выдается много сообщений об ошибках, вызванных повторяющимися значениями в ключевом поле, лучше прервать этот процесс (реальная вставка записей происходит только после подтверждения в конце процесса), найти записи с повторяющимися значениями, исправить их и заново выполнить процесс вставки. Для того чтобы быстро найти повторяющиеся данные, можно выполнить запрос специального вида — "Повторяющиеся записи". Раскройте список запросов в окне базы данных, нажмите кнопку Создать (New), в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выделите элемент Повторяющиеся записи (Find Duplicates Query Wizard) и нажмите кнопку ОК. (Более подробно о создании запросов см. гл. 4.)
Замечание
Если записи вставляются в таблицу, ключом которой является поле типа Счетчик (AutoNumber), то при добавлении новых записей они перенумеровываются в соответствии с последним значением счетчика. То есть даже если значения этого поля в добавляемых записях будут совпадать с ключами в уже существующих записях, они будут вставлены, при этом значения ключей в новых записях будут отличаться от тех, что они имели до вставки.
Access позволяет не только добавить в таблицу записи из буфера обмена, но и заменить
уже существующие в таблице записи. При этом все столбцы данных, скопированные
в буфер обмена, должны соответствовать полям таблицы Access, причем первый столбец
обязательно должен соответствовать первому полю. Однако в буфере обмена могут
быть не все столбцы таблицы Access. В этом случае данные в полях таблицы, для
которых отсутствуют столбцы в буфере обмена, останутся неизменными. А вот число
строк в буфере обмена должно соответствовать числу выделенных заменяемых строк
в таблице. Это число не должно быть меньше, чем число строк в буфере. В противном
случае данные из последних строк буфера будут игнорироваться. Процедура замены
записей аналогична описанной выше процедуре добавления записей, только перед вставкой
нужно выделить заменяемые записи в таблице.
Простейшим способом
экспорта данных из таблицы Access в другое приложение Windows также является копирование
содержимого таблицы Access в буфер обмена с
последующей вставкой
в документ другого приложения. Например, чтобы скопировать таблицу Access в документ
Word через буфер обмена:
Рис. 3.48. Выделенный диапазон ячеек в таблице "Поставщики"
Заметьте, что первая
строка данных, копируемых Access в буфер обмена, всегда содержит названия столбцов
таблицы. Если документ Word создается при помощи нескольких операций копирования,
ненужные заголовки столбцов таблицы требуется удалить вручную.
Рис. 3.49. Данные, импортированные в документ Word для Windows в виде
таблицы
1. Вставка кортежа в родительском отношении. При вставке кортежа в родительское отношение возникает новое значение потенциального ключа. Т.к. допустимо существование кортежей в родительском отношении, на которые нет ссылок из дочернего отношения, то вставка кортежей в родительское отношение не нарушает ссылочной целостности.
Математика Примеры
решения задач физика